Der Beleg, der im November fehlt.

Lohnunternehmen leben von zwei Dingen, die sich schlecht vertragen: Tempo in der Saison und Nachweise danach. Wer in der Kampagne abends einen Zettel ins Handschuhfach legt, schreibt im November Rechnungen aus dem Gedächtnis.

Zwei Themen hängen hier zusammen: die Aufzeichnungen, die der Kunde und die Behörde verlangen, und die Daten, aus denen Ihre eigene Rechnung entsteht. Es sind dieselben Daten — nur erfasst sie meistens niemand doppelt.

Was seit 2025 weggefallen ist — und was nicht

Die Stoffstrombilanzverordnung wurde aufgehoben. Die Aufhebung ist am 7. Juli 2025 im Bundesgesetzblatt verkündet worden, die Pflicht entfällt ab dem 8. Juli 2025, auch für noch offene Fälle. Eine Stoffstrombilanz muss also nicht mehr erstellt werden.

Was bleibt, sind die Pflichten aus der Düngeverordnung: Düngebedarfsermittlung vor dem Aufbringen, Sperrfristen, besondere Auflagen in roten Gebieten — und die Aufzeichnung jeder einzelnen Düngungsmaßnahme.

Die Fristen dafür stehen in § 10 DüV: Aufgezeichnet wird spätestens 14 Tage nach der Düngungsmaßnahme, aufbewahrt werden die Aufzeichnungen sieben Jahre nach Ablauf des Düngejahres. Wer für Kunden ausbringt, liefert diese Angaben zu — und schuldet sie in einer Form, mit der der Betrieb etwas anfangen kann.

Was je Einsatz erfasst gehört

• Datum, Schlag und Fläche — der Schlag, nicht „beim Hof oben"
• Maßnahme — was gemacht wurde, mit welcher Maschine
• Menge und Art des ausgebrachten Materials, bei Wirtschaftsdünger mit Nährstoffgehalt
• Zeiten — Maschinenstunden und Personenstunden getrennt
• Fahrer und Gerätekombination
• Besonderheiten — Wartezeiten, Umwege, Bodenverhältnisse, abgebrochene Einsätze

Der letzte Punkt ist der, der Geld bringt. Wartezeiten, die niemand notiert, sind geschenkte Arbeit — und Wartezeiten, die erst auf der Rechnung auftauchen, geben Streit.

Aufzeichnen, wo es entsteht

Jede Erfassung, die abends im Büro passiert, ist eine Erinnerungsübung. Was tagsüber nicht im Schlepper erfasst wird, fehlt oder stimmt nicht.

Praktisch heißt das: Der Fahrer braucht eine Eingabe, die mit Handschuhen in unter einer Minute geht, und sie muss ohne Netz funktionieren. Funkloch ist auf dem Acker der Normalfall, nicht die Ausnahme — eine Lösung, die online sein muss, wird nach zwei Wochen nicht mehr benutzt.

Von der Erfassung zur Rechnung

Wenn die Daten sauber am Schlag hängen, ist die Abrechnung nur noch eine Auswahl: alle Einsätze eines Betriebs in einem Zeitraum, zusammengefasst zu einer Sammelrechnung, mit Einzelnachweis als Anlage.

Der Einzelnachweis ist der Teil, der Rückfragen erspart. Ein Landwirt, der neben der Summe sieht, welcher Schlag an welchem Tag mit welcher Menge bearbeitet wurde, ruft nicht an.

Dazu kommt die E-Rechnung: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist der Empfang seit 2025 Pflicht, und größere Abnehmer verlangen zunehmend auch den strukturierten Versand.

Saisonkräfte und Zugänge

Ein praktisches Thema, das selten bedacht wird: In der Kampagne arbeiten Aushilfen mit, danach nicht mehr. Jeder Zugang, der im Dezember noch gültig ist, ist einer zu viel.

Legen Sie Zugänge personenbezogen an, nicht als gemeinsames „Fahrer"-Konto — sonst wissen Sie hinterher nicht, wer welchen Eintrag gemacht hat, und das ist genau die Information, die bei einer Nachfrage zählt.

Wie wir das abbilden

GO Lohnunternehmen ist für diesen Ablauf gebaut: Erfassung je Schlag, Tagesberichte aus dem Schlepper, Sammelrechnung mit Einzelnachweis, E-Rechnung inklusive. Ohne Anmeldung ansehen.