Die Software, die nach zwei Jahren noch passt.

Die Auswahl beginnt meistens mit einer Liste von Funktionen und endet mit einer Entscheidung nach Bauchgefühl, weil alle Listen gleich aussehen. Das ist kein Vorwurf: Funktionslisten sind genau dafür gemacht.

Was nach zwei Jahren über Zufriedenheit entscheidet, steht selten auf diesen Listen. Diese acht Punkte schon.

1. Kommen Sie an Ihre Daten heran?

Die wichtigste Frage und die unbequemste. Lassen Sie sich im Verkaufsgespräch zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht: Kunden, Aufträge, Rechnungen, Artikel — als Datei, nicht als PDF-Liste.

Wer darauf ausweicht, verkauft Ihnen eine Einbahnstraße. Ein Wechsel nach drei Jahren ist dann kein Umzug, sondern ein Neuanfang samt Abtippen.

2. Wo liegen die Daten, und wem gehören sie?

Mietsoftware in der Cloud ist bequem und richtig für viele Betriebe. Nur sollten Sie wissen: Die Daten liegen beim Anbieter, der Zugriff endet mit dem Abo, und die Preise kann der Anbieter anpassen.

Die Gegenvariante ist Software auf dem eigenen Server. Mehr Verantwortung, dafür keine Abhängigkeit. Unsere eigene GO Handwerk ist so gebaut — die Anlage läuft auf Ihrer Maschine oder auf Ihrem Hostingpaket, nicht auf einer Sammelplattform.

Beides ist vertretbar. Falsch ist nur, es nicht zu wissen.

3. Kosten pro Benutzer — die Rechnung über drei Jahre

Viele Anbieter rechnen je Benutzer und Monat. Das sieht am Anfang günstig aus und wächst mit dem Betrieb mit — auch dann, wenn der Azubi die Software nur für die Zeiterfassung braucht.

Rechnen Sie vor der Entscheidung aus: heutige Mitarbeiterzahl mal Preis mal 36 Monate, dann dasselbe mit zwei Mitarbeitern mehr. Diese zweite Zahl ist Ihre echte Entscheidungsgrundlage.

4. Die E-Rechnung — und zwar in beide Richtungen

Empfangen müssen Sie seit 2025, versenden je nach Umsatz später. Die Details stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Prüfen Sie beim Anbieter nicht nur „kann XRechnung", sondern: Was passiert mit eingehenden E-Rechnungen von Lieferanten? Werden sie gelesen, zugeordnet, archiviert — oder landen sie als Anhang in einem Ordner, den später niemand findet?

5. Was Ihre Leute auf der Baustelle wirklich tun

Die Bürooberfläche entscheidet über den Kauf, die Montageoberfläche über den Erfolg. Lassen Sie einen Monteur zehn Minuten damit arbeiten, bevor Sie unterschreiben — im Zweifel mit einem Handschuh und bei Sonne auf dem Display.

Praxisfragen: Geht es ohne Netz? Wie viele Fingertipps kostet eine Zeitbuchung? Lässt sich ein Foto direkt an den Auftrag hängen? Wird eine Unterschrift auf dem Gerät abgenommen?

6. Die Anbindungen, die Sie schon haben

Steuerberater (DATEV), Großhandel (DATANORM, IDS), Bank, Kalender, Telefonanlage. Jede fehlende Anbindung ist Arbeit, die jemand von Hand macht.

Fragen Sie nicht „gibt es eine Schnittstelle", sondern „zeigen Sie mir, wie ein Artikel vom Großhändler ins Angebot kommt". Der Unterschied zwischen beiden Antworten ist oft ein ganzer Arbeitstag im Monat.

7. Wer hilft, wenn es klemmt

Support per Formular mit Antwort in 48 Stunden ist in Ordnung für eine Frage zur Auswertung. Er ist wertlos, wenn am Monatsende die Rechnungen nicht herauskommen.

Fragen Sie nach einer Telefonnummer, nach Erreichbarkeitszeiten und danach, ob Sie mit jemandem sprechen, der das Handwerk kennt.

8. Die Einführung — der Teil, den alle unterschätzen

Eine Software einzuführen heißt, Altdaten zu übernehmen, Nummernkreise festzulegen, Vorlagen zu bauen und Leuten etwas beizubringen, die gerade keine Zeit haben.

Planen Sie das als Projekt, nicht als Nebenbei. Und führen Sie nicht am Jahresende ein: Nummernkreise und Buchhaltung lassen sich zum Jahreswechsel am saubersten trennen.

Die ehrliche Einordnung

Es gibt nicht die beste Handwerkersoftware. Es gibt die, deren Schwächen Sie aushalten können. Schreiben Sie vor der ersten Demo auf, welche drei Abläufe bei Ihnen am meisten Zeit fressen, und lassen Sie sich genau diese drei vorführen — nicht die Werbetour.

Unsere eigene Antwort darauf ist GO Handwerk: eigene Anlage, keine Kosten pro Benutzer, Kundenportal inklusive. Ansehen können Sie sie ohne Anmeldung in der Demo.