Jeder Betrieb hat eine Handvoll Fragen, die immer wieder kommen: Wie weit ist mein Auftrag? Können Sie mir die Rechnung nochmal schicken? Wann kommen Sie? Habe ich das Angebot schon freigegeben?
Jede einzelne ist schnell beantwortet. In Summe sind es Stunden im Monat — und zwar Stunden, die mitten im Tagesgeschäft anfallen. Ein Kundenportal ist der Versuch, diese Fragen dort zu beantworten, wo der Kunde sie sich selbst beantworten kann.
Was ein Kundenportal ist
Ein geschlossener Bereich auf Ihrer Website, in den sich Ihre Kunden mit eigenen Zugangsdaten einloggen. Dort sehen sie das, was ihnen gehört — und nur das.
Technisch ist es die Außenseite Ihrer Verwaltung: Dieselben Daten, die Sie im Büro pflegen, nur gefiltert auf einen Kunden und in einer Ansicht, die ohne Erklärung verständlich ist.
Abzugrenzen ist es von zwei Dingen: Ein Mitgliederbereich zeigt allen dasselbe (Downloads, Schulungen). Ein Shop verkauft. Ein Kundenportal zeigt jedem seine eigenen Vorgänge.
Was üblicherweise hineingehört
- Rechnungen und Angebote zum Ansehen und Herunterladen — der häufigste Grund für Rückrufe überhaupt
- Freigaben — der Kunde sieht ein Angebot, drückt auf „Freigeben", und bei Ihnen steht es verbindlich im System
- Auftragsstand in einzelnen Schritten, statt „sind dran"
- Termine — wann jemand kommt, und auf Wunsch eine Buchung aus dem freien Kalender
- Unterlagen — Wartungsnachweise, Pläne, Protokolle, Verträge an einem Ort statt in fünf Mails
- Nachrichten — ein Faden je Vorgang statt einer Mailkette, die bei beiden anders aussieht
Was nicht hineingehört: alles, was Ihre interne Kalkulation verrät, und alles, was einen Kunden Daten eines anderen sehen lässt. Das klingt selbstverständlich und ist die häufigste Schwachstelle in selbstgebauten Portalen.
Wann es sich rechnet — und wann nicht
Es lohnt sich, wenn Sie dieselben Auskünfte oft geben, wenn Vorgänge über Wochen laufen, wenn mehrere Unterlagen pro Kunde anfallen, oder wenn Freigaben Ihr Nadelöhr sind. Typisch: Handwerk mit Wartungsverträgen, Werkstätten, Hausverwaltungen, Agenturen, alles mit Projektgeschäft.
Es lohnt sich nicht, wenn Ihre Kunden einmalig kaufen und nie wieder auftauchen, wenn Ihr Kundenkreis sehr klein ist, oder wenn Ihre Daten im Büro noch nicht geordnet sind. Ein Portal zeigt den Zustand Ihrer Daten — wenn der schlecht ist, zeigt es das jedem Kunden.
Die ehrliche Reihenfolge lautet deshalb: erst die Verwaltung im Griff, dann das Portal davor.
Die drei Wege dorthin
Fertiges Portal eines Anbieters. Schnell, monatliche Kosten, Ihre Daten liegen beim Anbieter, Aussehen und Umfang sind vorgegeben.
Portal des Systems, das Sie schon nutzen. Wenn Ihre Branchensoftware eines mitbringt: ansehen. Oft reicht es, oft sieht es nach Software aus und nicht nach Ihnen.
Eigenes Portal. Läuft auf Ihrem Server, sieht aus wie Ihre Website, zeigt genau Ihre Abläufe. Mehr Aufwand am Anfang, keine Abhängigkeit danach. Wie wir das bauen, steht unter Kundenportal entwickeln.
Unsere eigene Lösung ist die Gompper Kundenverwaltung mit dem Kundenportal davor — die Verwaltung kostet 29 € im Monat im Kern, jedes Zusatzmodul 9 €. Ansehen können Sie beides ohne Anmeldung in der Live-Demo.
Was Sie vorher klären sollten
Wer legt die Zugänge an? Jemand muss Kunden einladen und Zugänge sperren, wenn ein Ansprechpartner wechselt.
Was passiert bei vergessenen Kennwörtern? Ohne eigenständiges Zurücksetzen landen Sie bei genau den Anrufen, die Sie loswerden wollten.
Wer pflegt die Inhalte? Ein Portal, in dem der Auftragsstand nicht gepflegt wird, ist schlimmer als keines: Der Kunde sieht, dass seit drei Wochen nichts passiert ist.
Datenschutz. Personenbezogene Daten in einem Login-Bereich brauchen ein Berechtigungskonzept, Verschlüsselung und einen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Liegt das Portal bei einem Dienstleister, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Häufige Rückfragen.
Wir sehen es uns an.
Kurze Frage oder ganzes Vorhaben — das Erstgespräch kostet nichts, auch wenn daraus kein Auftrag wird.