Die Sicherung, die niemand geprüft hat.

Dieser Beitrag ist keine Panikmache. Die meisten Betriebe verlieren keine Daten durch Angriffe, sondern durch etwas viel Banaleres: Jemand löscht einen Ordner, und der Papierkorb war abgeschaltet. Danach zählt nur noch, was vorher eingerichtet wurde.

Drei Dinge, die keine Sicherung sind

RAID ist keine Sicherung. Ein RAID-Verbund schützt davor, dass eine Festplatte ausfällt — die anderen laufen weiter, niemand merkt etwas. Das ist wertvoll und wir bauen es gern ein. Aber wenn jemand eine Datei löscht, ist sie auf allen Platten gleichzeitig weg. RAID sorgt für Verfügbarkeit, nicht für Rückholbarkeit. Das sind zwei verschiedene Dinge, und sie werden ständig verwechselt.

Synchronisation ist keine Sicherung. Dropbox, OneDrive, Nextcloud und Netzlaufwerke tun genau das, wofür sie gebaut sind: Sie gleichen Änderungen ab. Auch das Löschen. Auch das Verschlüsseln durch Schadsoftware. Wer eine Datei auf einem Gerät zerstört, hat sie Sekunden später überall zerstört.

Eine Sicherung, die niemand geprüft hat, ist keine. Sie läuft, sie meldet nichts, die Datei wird jede Nacht größer. Ob sich daraus tatsächlich etwas zurückholen lässt, weiß man erst am Tag, an dem man es braucht — und dann ist es zu spät, es herauszufinden.

Die Regel, an der man sich festhalten kann

Sie heißt 3-2-1 und ist alt genug, um sich bewährt zu haben:

Drei Kopien Ihrer Daten. Das Original plus zwei Sicherungen.

Zwei verschiedene Arten von Speicher. Nicht zweimal dieselbe Festplattensorte im selben Gehäuse — sonst gehen bei einem Überspannungsschaden beide gleichzeitig.

Eine davon außer Haus. Das ist der Punkt, an dem die meisten aufhören, und der einzige, der bei Feuer, Wasser oder Einbruch hilft. Eine Sicherungsplatte, die neben dem Server liegt, brennt mit.

Für einen kleinen Betrieb heißt das in der Praxis meist: Server oder Arbeitsplätze als Original, ein Netzwerkspeicher im Haus als schnelle Rückholung, und eine verschlüsselte Sicherung bei einem Anbieter mit Serverstandort in Deutschland als letzte Reserve.

Warum eine erreichbare Sicherung keine ist

Verschlüsselungstrojaner suchen gezielt nach Sicherungen. Sie laufen unter den Rechten des angemeldeten Benutzers — und wenn dieser Benutzer auf das Sicherungslaufwerk schreiben darf, dann darf der Trojaner es auch.

Deshalb braucht mindestens eine Kopie eine Eigenschaft, die man ihr von innen nicht nehmen kann: Entweder sie hängt gar nicht am Netz — eine Platte, die nach dem Sichern abgezogen wird —, oder sie liegt bei einem Anbieter, der ältere Stände für einen festgelegten Zeitraum unveränderlich hält.

Das ist der Unterschied zwischen „wir haben eine Sicherung“ und „wir haben eine Sicherung, an die niemand herankommt“.

Der Test, den fast niemand macht

Nehmen Sie sich zweimal im Jahr eine halbe Stunde und holen Sie eine einzelne, echte Datei aus der Sicherung zurück. Nicht die Sicherung „prüfen lassen“ — wirklich zurückholen und öffnen.

Wir haben dabei schon erlebt: Sicherungen, die seit acht Monaten mit einem Fehler abbrachen, den niemand las. Sicherungen, die alles enthielten außer der einen Datenbank, auf die es ankam. Und eine, deren Passwort niemand mehr kannte.

Notieren Sie zusätzlich zwei Zahlen, bevor etwas passiert: Wie viel Arbeit dürfen wir verlieren? Bei einer nächtlichen Sicherung ist das ein Tag. Und wie lange dürfen wir stillstehen? Wer seine Daten erst aus dem Netz zurückladen muss, wartet je nach Menge Stunden bis Tage. Wenn diese Antworten Ihnen nicht gefallen, ändern Sie die Einrichtung — nicht die Antworten.

Was der Gesetzgeber verlangt

Aufbewahrungspflichten sind kein Sicherungskonzept, aber sie geben die Untergrenze vor. Und sie haben sich geändert: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Buchungsbelege nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden statt zehn — Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Liefer- und Zahlungsbelege.

Bei 10 Jahren bleiben Bücher und Journale, Jahres- und Konzernabschlüsse, Lageberichte, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Verfahrensdokumentation.

6 Jahre gelten weiter für Handels- und Geschäftsbriefe, Angebote, Verträge und sonstige Korrespondenz.

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Und sie gilt für die lesbare Fassung: Eine Sicherung in einem Format, das in acht Jahren niemand mehr öffnen kann, erfüllt die Pflicht nicht.

Wo wir ansetzen würden

Zuerst zählen, was es überhaupt gibt. In den meisten Betrieben liegen Daten an mehr Stellen als gedacht: Server, einzelne Rechner, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Postfächer, die Website, der Shop. Eine Sicherung, die den Server abdeckt und die Warenwirtschaft vergisst, ist ein Sicherheitsgefühl, keine Sicherheit.

Dann festlegen, was wie schnell zurück muss. Nicht alles ist gleich dringend. Die Angebotsvorlage von 2019 darf einen Tag brauchen, die laufende Auftragsverwaltung nicht.

Dann einrichten — und die Rückholung einmal durchspielen. Ein Sicherungskonzept ist erst fertig, wenn jemand es einmal benutzt hat.