Keine zweite Software, kein Portal, kein Zusatzmodul: Bei einer Rechnung an ein Unternehmen legt das Programm neben der PDF eine XML nach EN 16931 an und hängt sie an die Mail.
Ab 2027 müssen Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen
an andere Unternehmen elektronisch stellen, ab 2028 alle. Empfangen
können muss man sie schon seit Anfang 2025. Die meisten Programme lösen
das mit einem Zusatzmodul oder einem Portal, durch das die Rechnung
läuft.
Hier läuft nichts durch etwas. Die XML entsteht beim Anlegen der
Rechnung, steht in der Belegliste neben der PDF und geht beim
Versand als zweiter Anhang mit. Sie stellen nichts um und klicken nichts
zusätzlich an.
So läuft es
Eine Rechnung, zwei Dateien.
Die XML entsteht beim Anlegen, ohne Zutun.
Sie merken davon nichts
Beim Anlegen einer Rechnung an ein Unternehmen entsteht die XML zusätzlich zur PDF. In der Belegliste steht sie daneben, beim Versand geht sie als zweiter Anhang mit.
Kein zweiter Arbeitsschritt, kein Portal dazwischen, kein Zusatzmodul.
XRechnung 3.0 nach EN 16931
Entsteht beim Anlegen, nicht beim Versand
Geht als zweiter Anhang mit der Mail hinaus
Bei Kleinunternehmern mit Steuerkategorie „steuerbefreit“
Der Haken
Drei Angaben, an denen es scheitert.
Die Norm verlangt mehr als das Umsatzsteuergesetz. Über die
Pflichtangaben hinaus braucht eine XRechnung drei Dinge:
die Postleitzahl des Empfängers
Ihre eigene Postleitzahl
Ihre IBAN
Fehlt eine davon, entsteht schlicht keine XML — die Rechnung geht ohne
sie hinaus. Das ist der Fall, den man in der Praxis übersieht, weil
nichts abbricht und nichts warnt. Man sieht es nur daran, dass in der
Belegliste neben der PDF kein XML steht.
Deshalb gehört das in die Einrichtung und nicht in den Alltag: Wenn die
eigene Postleitzahl und die IBAN einmal richtig hinterlegt sind, bleibt
als einzige Fehlerquelle die Anschrift des Kunden.
Ehrlich bleiben
Was es nicht tut.
Es ist kein Rechnungseingangs-Workflow. Das Programm erzeugt E-Rechnungen. Eingehende XRechnungen anderer Unternehmen liest es nicht automatisch aus — Eingangsrechnungen werden wie bisher erfasst.
Es kennt kein Peppol. Der Versand läuft per E-Mail mit Anhang, nicht über ein Netzwerk. Für die B2B-Pflicht in Deutschland genügt das; wer an öffentliche Auftraggeber mit Peppol-Anbindung liefert, braucht mehr.
Die XML ist nicht gegen einen Validator geprüft. Sie ist wohlgeformt und folgt dem Aufbau der Norm. Bevor Sie sich darauf verlassen, schicken Sie die erste echte E-Rechnung einmal durch den Validator der KoSIT. Das sagen wir lieber vorher als hinterher.
Häufige Fragen
Bevor Sie fragen.
XRechnung 3.0 nach EN 16931. Die XML-Datei entsteht beim Anlegen einer Rechnung an ein Unternehmen, steht in der Belegliste neben der PDF und geht beim Versand als zweiter Anhang mit.
ZUGFeRD verlangt ein PDF/A-3 mit eingebettetem Anhang, passendem Metadatenblock und Farbprofil. Das lässt sich mit dem eingebauten PDF-Erzeuger nicht sauber herstellen — und ein PDF, das sich fälschlich für PDF/A-3 ausgibt, wäre schlechter als gar keines. Eine Datei statt zwei wäre bequemer; falsch deklariert wäre sie nutzlos.
Dann entsteht keine XML, und die Rechnung geht ohne sie hinaus. Die Norm verlangt über die Pflichtangaben des UStG hinaus drei Dinge: die Postleitzahl des Empfängers, Ihre eigene Postleitzahl und Ihre IBAN. Fehlt eine davon, merken Sie es nur daran, dass in der Belegliste kein XML steht.
Dann steht in der XML die Steuerkategorie „steuerbefreit“ mit der Begründung nach § 19 UStG. Das ist etwas anderes als ein Nullsatz, und Prüfprogramme unterscheiden das.
Empfangen können muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Beim Versenden gilt es ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle — im Geschäft zwischen Unternehmen. Kleinbeträge unter 250 € und Kleinunternehmer sind vom Versenden dauerhaft ausgenommen. Die Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber.
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