Die Rechnung wird elektronisch.

Die wichtigste Unterscheidung vorweg, weil daran die meisten Missverständnisse hängen: Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedenen Fristen. Wer das trennt, versteht den Rest in fünf Minuten.

Empfangen: seit 1. Januar 2025, für alle

Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für Kleine, ohne Rücksicht auf die Größe.

Praktisch heißt das: Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, an die ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken kann, und die Möglichkeit, sie zu lesen und aufzubewahren. Mehr verlangt das Gesetz an dieser Stelle nicht. Es reicht nicht, wenn Sie sagen „schicken Sie mir bitte ein PDF“ — der Absender darf auf der E-Rechnung bestehen.

Versenden: 2027 und 2028

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen elektronisch stellen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze.

Beides betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen. An Endverbraucher dürfen Sie weiterhin schicken, was Sie wollen.

Wer dauerhaft ausgenommen bleibt

Diese Ausnahmen enden nicht 2028, sondern gelten weiter:

Rechnungen unter 250 Euro brutto. Kleinbetragsrechnungen bleiben draußen.

Rechnungen an Endverbraucher. Der ganze B2C-Bereich ist nicht betroffen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen aber auch sie seit 2025.

Fahrausweise und ein Teil der steuerfreien Umsätze.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Das ist der Punkt, an dem viele hängen bleiben: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn es schön aussieht, auch nicht, wenn es digital signiert ist.

Verlangt ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931. In Deutschland sind das in der Praxis zwei:

XRechnung — reines XML. Für Menschen unlesbar, für Maschinen eindeutig. Standard im Verkehr mit Behörden.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein PDF, in dem die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest den Datensatz. Für die meisten Betriebe der angenehmere Weg, weil der Empfänger nicht umlernen muss.

Was wir Betrieben raten

Zuerst prüfen, was Ihre Software schon kann. Die meisten Rechnungsprogramme haben ZUGFeRD inzwischen eingebaut. Bevor Sie etwas Neues kaufen, sehen Sie in den Einstellungen nach. Wir haben mehrere Betriebe erlebt, die eine Lösung gesucht haben, die sie längst hatten.

Dann den Empfang klären. Eine feste Adresse für Rechnungseingang, die jemand liest, und ein Ablageort, der die Aufbewahrungsfrist übersteht. Das ist keine technische, sondern eine organisatorische Frage — und die häufigere Fehlerquelle.

Dann erst das Versenden. Wenn Sie unter 800.000 Euro liegen, haben Sie bis 2028 Zeit. Das ist genug, um es ordentlich zu machen, statt es zweimal zu machen.

Und die Aufbewahrung nicht vergessen. Eine E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden, nicht als Ausdruck und nicht als umgewandeltes PDF. Bei ZUGFeRD heißt das: die Datei mit den eingebetteten Daten, nicht ein neu erzeugtes PDF davon.

Der Fehler, den wir am häufigsten sehen

Betriebe kaufen eine Softwarelösung für das Versenden — und haben den Empfang nicht geregelt. Dabei ist der Empfang die Pflicht, die seit über einem Jahr gilt, und das Versenden die, die noch Zeit hat.

Es lohnt sich, in dieser Reihenfolge vorzugehen: erst das, was schon Pflicht ist, dann das, was kommt.