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RechnungenSchnell geschrieben, vollständig geprüft, nach dem Versand unveränderlich — mit Fingerabdruck und Journal. XRechnung entsteht nebenbei, Mahnungen erst, wenn Sie es sagen.
Rechnungen schreiben ist die eine Sache, die jeder Betrieb tun muss und die niemand gerne tut. Die Gompper Kundenverwaltung nimmt Ihnen dabei nichts ab, was Sie entscheiden müssen — aber alles, was Sie sonst zweimal tippen.
Rechnungen gehören zum Kern. Sie sind kein Zusatzmodul und kosten nichts extra. Dasselbe gilt für Angebote, den Leistungskatalog und das Mahnwesen.
Zwei Supportstunden abzurechnen und eine Schlussrechnung mit drei Abschlägen zu bauen sind zwei verschiedene Aufgaben. Es gibt deshalb drei Wege — und zu jedem steht hier, was er nicht kann.
Passt auf einen Bildschirm. Kunde aus dem Stamm wählen, Anschrift und Konditionen werden eingesetzt, Positionen aus dem Leistungskatalog übernehmen, fertig. Auf Wunsch geht sie in einem Zug hinaus.
Was er nicht kann: Keine Abschläge, keine Schlussrechnung, kein Rabatt — und ein Steuersatz für alle Positionen.
Der Weg über die Belegseite. Hier entstehen Abschlags- und Schlussrechnungen, hier lassen sich Positionen unterschiedlich besteuern, hier wird ein Angebot zur Rechnung.
Was er nicht kann: Keine Übernahme aus dem Leistungskatalog, kein Feld für das Zahlungsziel in Tagen.
Vom Steuerberater, vom Partner, aus der Zeit vor dieser Anlage. Sie wird hinterlegt, damit die Belegkette vollständig bleibt, und bringt ihre eigene Nummer mit.
Was er nicht kann: Erzeugt nichts und verschickt nichts.
Alle drei schreiben in dieselbe Tabelle. Eine Schnellrechnung ist keine zweite Sorte Rechnung, nur ein kürzerer Weg dorthin.
Die Schnellrechnung sieht vor dem Erzeugen nach, ob alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden sind, und verweigert sonst mit einer Aufzählung dessen, was fehlt. Das ist kein Steuerrat — es ist eine Vollständigkeitsprüfung.
Bei einer Rechnung an ein Unternehmen erzeugt das Programm neben der PDF eine XML-Datei nach EN 16931 in der Ausprägung XRechnung 3.0. In der Belegliste steht sie als XML neben der PDF und geht beim Versand als zweiter Anhang mit. Sie müssen dafür nichts umstellen und nichts zusätzlich anklicken.
Erzeugt wird sie nur, wenn nichts fehlt. Über die Pflichtangaben des UStG hinaus verlangt die Norm drei weitere: die Postleitzahl des Empfängers, Ihre eigene Postleitzahl und Ihre IBAN. Fehlt eine davon, entsteht keine XML und die Rechnung geht ohne sie hinaus.
Bei Kleinunternehmern steht in der XML die Steuerkategorie „steuerbefreit“ mit der Begründung nach § 19 UStG. Das ist etwas anderes als ein Nullsatz, und Prüfprogramme unterscheiden das.
Wann welche Frist für Sie gilt, steht im Ratgeber: E-Rechnung — welche Frist wann für wen gilt
Der Beleg wechselt auf „versendet“, der Versandzeitpunkt und der Zeitpunkt der Festschreibung werden gesetzt. Ein SHA-256-Fingerabdruck der PDF wird gespeichert — damit lässt sich später zeigen, dass die ausgelieferte Datei die versendete ist. Dazu zwei Einträge im Journal.
Eine versendete Rechnung wird nicht gelöscht — Sie schulden die ausgewiesene Steuer, auch wenn die Rechnung falsch war (§ 14c UStG). Es entsteht ein zweiter Beleg, der den ersten aufhebt, und der heißt Rechnungskorrektur. „Gutschrift“ ist seit 2013 für einen anderen Fall reserviert; wer den Begriff falsch verwendet, schuldet die Steuer ein zweites Mal.
Der Mahnlauf zeigt zuerst nur eine Liste: Rechnung, Kunde, offener Betrag, Tage überfällig, fällige Stufe. Verschickt wird erst auf ausdrückliche Anweisung. Wer es automatisch will, hängt den Lauf in den nächtlichen Takt — aber es ist nicht die Voreinstellung.
| Stufe | Nach | Was drinsteht |
|---|---|---|
| 1 — Zahlungserinnerung | 3 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, ohne Kosten. Sinngemäß: Vermutlich ist sie schlicht untergegangen, das passiert — und falls Sie schon überwiesen haben, hat sich das hier erledigt. |
| 2 — Mahnung | 10 Tage | Nennt den Verzug, den Zinssatz mit Fundstelle und den bisher aufgelaufenen Zinsbetrag. Gegenüber Unternehmen zusätzlich die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. |
| 3 — Letzte Mahnung | 21 Tage | Aufstellung aus Rechnungsbetrag, Zinsen und Pauschale mit Gesamtsumme, eine Frist von zehn Tagen, die Ankündigung der Abgabe — und das Angebot einer Ratenzahlung. |
Zwischen zwei Schreiben an dieselbe Rechnung liegen mindestens fünf Tage. Alle vier Zahlen — 3, 10, 21 und 5 — lassen sich ändern.
Es führt keine Buchhaltung. Keine Konten, kein Buchungsstapel, keine Bilanz. Es rechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung, erfasst Eingangsrechnungen und erzeugt einen DATEV-Export nach SKR 03 oder SKR 04. Gebucht wird beim Steuerberater.
Es prüft nicht, ob Ihre Angaben steuerlich richtig sind. Es prüft, ob die Pflichtangaben vollständig sind, und rechnet, was Sie eingeben. Ob Sie Kleinunternehmer sind und ob der Steuersatz stimmt, entscheiden Sie.
Es hat kein Lager und keine Kasse. Eine Position auf einer Rechnung ist eine Zeile mit Text, Menge und Preis — kein Artikel mit Bestand.
Eine Installation gehört einem Betrieb. Es gibt keinen Wechsel zwischen Firmen. Wer zwei Betriebe führt, braucht zwei Installationen.
Ohne Schlüssel läuft eine Probezeit von vierzehn Tagen, in der alle Module freigeschaltet sind. Danach bleibt die Anlage lesbar: Rechnungen als PDF, die DATEV-Übergabe, die Datenauskunft und die Sicherung laufen weiter. Nur Neues entsteht nicht mehr.
Das ist kein Entgegenkommen, sondern Pflicht. Nach § 147 AO müssen Sie zehn Jahre an Ihre Bücher kommen. Eine Sperre, die Sie aus der eigenen Buchhaltung aussperrt, wäre keine.
Rechnungen sind ein Teil. Dazu kommen Angebote, Kunden, Zeiten, Verträge, Buchhaltung und acht zubuchbare Module.
Ihre Kunden holen sich Rechnungen selbst, sehen den Stand und melden eine Zahlung — statt bei Ihnen nachzufragen.
Wir richten eine eigene Testinstallation ein, Sie schreiben Ihre erste Rechnung damit. Ohne Vertrag, ohne Kündigungsfrist.
